仕事の効率や改善を考えるならPDCAが必要

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昨日は、本当に暖かかったですね。家の中のほうが寒いくらいでした。そうなるといよいよ暖房器具の撤収作業をしなくてはなりません。我が家の暖房は、灯油を中心に使っていて台数も石油ストーブ5台に+電気ストーブ1台となっています。ストックの灯油は、全てからにしたのですが、ストーブに入っている灯油は、まだ3台分が入ったままになっています。これからまだ少し寒い朝もあるかと思うので順番に焚いて4月中には、全てストーブを片付けたいと思います。さて、話はコロッと変わりますが、何かの記事で「PDCA」という言葉が紙面に踊っていました。お恥ずかしい話、僕自身は初めて聞いた言葉でした･･･。とても気になったので早速、調べてみる事にしました

1950年代にアメリカで生まれた経営手法

現代の企業の中では当たり前のように「PDCAをしっかり回して･･･。」などと会議や研修でよく使われているそうです。僕のようにイマイチ意味が分からない人も案外多いのではないでしょうか。

PDCAとは

PDCAとは、
Plan＝計画
Do＝実行
Check＝評価
Action＝改善

上記の4つの英単語の頭文字で、「PDCAサイクル」とも呼ばれているそうです。P→D→C→A→Pといった具合に、4つの段階を循環的に繰り返し行うことで、仕事を改善・効率化することができる方法と言われています。その歴史は古く、1950年代にアメリカの経営手法として日本に紹介された後、生産や製造・品質管理などの現場で実践されてきました。品質管理の国際基準であるISO 9001やISO 14001などにも、PDCAサイクルの考え方が採用されているそうです。その後Web業界やシステム開発の現場とも相性の良い手法として注目を集め、ビジネス書の分野ではPDCA関連の書籍がベストセラーになるなど、全ての仕事に役立つワークマネジメント術として広く知られるようにななったそうです。

各段階のポイント

Plan＝計画
業務計画や達成したい目標を立てて計画を作成します。「誰が(Who)」「いつ(When)」「どこで(Where)」「何を(What)」「なぜ(Why)」「どのように(How)」「いくらで(How much)」行うのかという5W2Hを意識しながら、具体的な数値と合わせて目標を設定します。因みにこの「5W2H」も内容は、別として表現としては、僕自身使った事がありませんでした･･･。

Do＝実行
計画に沿って業務を実行します。計画や目標達成のために実行できることを、時間や数値などで具体的にToDoリストなどに落とし込み、順に実行していきます。

Check＝評価
実行が計画に沿って行われたかどうか、目標を達成できているかどうかを評価します。また結果を見て、良かった点と悪かった点を客観的に数値などで分析し、どうしてそうなったかという要因を振り返ります。

Action＝改善
評価を見ながら、良かった点は継続的に行い、悪かった部分はどのように改善するべきかを考えます。この計画を続けるか、修正するか、中止するかも考慮し、次のPlan段階へとつなげていきます。

PDCAサイクルのコツ

PDCAサイクルでは、目標達成のための計画を立て、具体的な実行に移し、その結果を振り返って客観的に評価し、よりよい改善方法を考える……というように、その都度フィードバックを行うそうです。この長所は、同じミスを繰り返さないように意識し、良かった部分はさらに伸ばし、仕事の質を向上していくことができる点が特徴となります。ポイントとしては、サイクルを継続的に何度も循環させることだそうです。期間を決めて、きちんとサイクルを回していくことが重要になります。PDCAには「スパイラルアップ＝螺旋状に向上していく」という基本概念があり、最初はうまくいかなくても、サイクルを回すことによって徐々に良くなっていくという考え方のようです。PDCAのサイクルを回すことによって、仕事の効率化と精緻化が進んでいくわけですね･･･。