職場は戦場、先手に回ることにこそ勝機あり
衆議院選挙も終わり国ぐるみの大きなイベントは、一段落しました。それに一応、末端まで好景気が感じられていないものの、取り合えず安堵感は、感じているところでは無いでしょうか？それでも実際現職の仕事人達は、自身や家族の為、懸命に働いています。そこでそんな最前線で働く人の為に、人より優位に立つ方法を提案したいと思います。
先手必勝術を自分のものにする方法
ビジネス社会は、ある意味戦場です。やるか、やられるか、まさに先手必勝が優位に立てる世界なのです。そこで、いつも先手となる人と、いつも後手後手に回ってしまう人がいます。その『差』は一体どこにいあるのでしょうか。段取り力で、時間を自分の味方にするために、日々努力できることは沢山あります。そこ踏まえ、自分のために時間を有利に使っことを考えていきましょう。
自分の予定に上手に合わせてもらう方法
人の要望に合わせることは決して悪いことではありません。ただ、自分を犠牲にしてまで、相手に合わせすぎる必要はありません。わかりやすいのはアポイントの調整です。お互いが忙しい中で調整をするわけですが、ここで、大事なことは、相手にアポイントの選択権を委ねないことです。キーワードはとにかく先手必勝。それでは、アポイント調整のステップを紹介していきましょう。
アポイント調整のステップ
STEP1:まず、アポイントの合意をとる
STEP2:合意がとれたら、こちらから「3つの希望日時」を提示する
段取りの良い人と悪い人の差を見ると、わかりやすいかもしれません。こちらから候補日を示すことについて、少し強引に思われるかもしれませんが、それは「伝え方の問題」です。
例）3つの希望日時を伝えるメール文例
お世話になっております。 松村堂の松村でございます。
勝手を申しますが、以下のご都合はいかがでございましょうか?
A:5/17(水) 10:00-12:00
B:5/18(木) 13:00-15:00
C:5/19(金) 10:00-12:00
ご都合が合わないようでしたら、いつでもお気軽にご連絡ください。 いつもありがとうございます。 よろしくお願い申し上げます。
この様な運びでメールを送るのは、いかがでしょう。
さて、ここでの注意は2つだけです。1つは「恐縮」と「感謝」を伝えること。やはり、時間をとっていただくのは、相手にとっても負担なことには間違いありません。この気持ちは絶対に伝えるのがポイントです。もう1つは、滅多にないケースですが、相手がVIP（滅多に会えない方）の時。この場合は、相手から候補日時を待ったほうが良い、ということ。たとえば、こちらが営業担当として、相手が従業員規模1万人の会社の社長だとしましょう。その場合は、意図的に候補日を待つほうがスマートです。ただ、日常の打合せ、商用のケースであれば、先手必勝で問題ありません。柔軟に相手に合わせることは必要ですが、必要以上に犠牲になるのは得策ではありません。お互いが納得できる合意点に導くのも、段取りを考える上では重要なのです。
頼まれた仕事で段取りがなし崩しになる危険性
個人差はあると思いますが、自分が考えた「段取り」は、多少崩しても良いと思います。何故なら柔軟に対応すべきだと考えるからです。ただ、「ついつい人の頼みを断れずに、いつも段取りがなし崩しになる……」というのは問題です。柔軟に対応するというのは、相手への「やさしさ」によるものですが、断れないのは、「やさしさ」ではなく「不安」によるものでしょう。NOと言ったら、もう仕事を回してもらえないかもしれない、評価が下がるかもしれないという不安がそうさせるのでは無いでしょうか。これは、俗に言うところの「パシリ」に相当するかもしれません。断ると仲間はずれにされるかもと思い、小走りで先輩のパンを買いに行く、あの「パシリ」です。悲しいのは、パシッたところで、周囲の評価は高まらないということです。むしろ、逆なのです。NOと言うべき時はNOと言う。それが、自分の評価を高めることにもなるのです。
常に代替案を用意しておくのがポイント
ただし、うまくやる必要はあります。次のようにしてみてください。
うまくNOと言う手順
STEP1:いきなりNOとは言わない
STEP2:今は、受けられない事情があることを説明する（この場合、具体的な理由は言わなくても良い）
STEP3:代替策を示す
例）19時に友人との約束がある際、上司から「この資料を急ぎでお願いしたい」と言われたシーン。
上司 :「明日までに、このレポートをまとめてくれないかな？」
部下 :「いかがされたのですか？ なるほど、このレポートですね。そうか……、う～ん、 すみません。実は、19時からどうしても断れない所用が入っておりまして……。明後日までお時間をいただけると助かるのですが、いかがでしょうか？」
上司 :「そうか、了解。では、他にあたってみるよ」
部下 :「すみません！」
これでいかがでしょうか。
このことで、上司から低い評価を受けることは、まずないでしょう。上司はこう思うだけです。「そりゃそうだよな……、他の人にもお願いして、ダメだったら自分でやろう」となる訳です恐らく･･･。ただ、いくら仕事だからといって、友人との約束をドタキャンするのは、信用をなくす最悪の行為なので、絶対にやってはいけません。やる時は、よほどの時だけです。誰かが目の前で倒れたので助けなければならない、そんな緊急事態だけ。仕事ができる人は、些細な約束であっても、必ず守ろうとします。それが信用になり、好循環が回るからです。
遠慮うせずもっと周りを頼りましょう
なかなか人にお願いできない人は、だいたい、この2つに分かれます。
- 「自分がやったほうが速い」「説明が面倒だ」というタイプ
- 「お願いするのは申し訳ない」「遠慮してしまう」というタイプ
でも共通することは、どちらも「心のどこかで人を信頼していない」ということ。とにかく怖がらずに、もっと人を信じることが、他人にお願いできる人になれるマインドセットなのです。まず、「自分がやったほうが速い」と思っているタイプはこう考えています。たしかに、誰かに任せずに自分でやったほうが早く終わるかもしれません。けれど、何度か人に任せることで、「今は未熟でも、その人が将来的に自分と同じくらいにできるようになる」とは、考えていない訳なのです。さらに言うと、「自分のやり方以外は間違い」だと考えているケースもあります。そして「遠慮してしまう」タイプについても考えてみましょう。これはこれで問題ですが、「時間をとらせて悪いな」と思っている訳です。しかし相手がそのことを知ったら、「もっと気軽に頼ってよ」と思うのではないでしょうか。そしてそれがチームワークなのです。要するに「任せられない心理」は、職場不全を招く温床だということです。是非、人に任せることにあえて積極的にトライしてみては、どうでしょう。恐らく、周囲の人は、それに答えてくれるはずです。
最後に
心理合戦みたいで面白そうと思ったり逆に面倒臭いと思ったり、人の取り方は、様々ですが、「物事を良い方向に進める」「目的がはっきりしている」など答えを探すのではなく方法を探すのであれば、それは、即ち解き方です。どれが一番良い時方なのか上記を参考に是非、自分なりに様々なシチュエーションでトライしてみて下さい。
参考資料：「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン 」(すばる舎)
